V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) zpracovala Nadace Český literární fond se sídlem Praha 2, Pod Nuselskými schody 3, IČ: 604 61 152, zapsaná v nadačním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze v oddílu N, vložce 94, dále jen „správce“ nebo „nadace“) tuto informaci o zpracování osobních údajů zejména těchto kategorií subjektů údajů:
a) zaměstnanci, bývalí zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání,
b) členové volených orgánů, členové expertních komisí,
c) žadatelé o poskytnutí a příjemci nadačních příspěvků, stipendií, grantů a podpor,
d) autoři, jejichž autorská díla jsou posuzována v souvislosti s vyhlášenými cenami organizovanými, spoluorganizovanými nadací
e) smluvní partneři
Osobní údaje zpracovává nadace jako správce.
- Právní základ pro zpracování osobních údajů
Nadace zpracovává osobní údaje subjektů údajů k plnění zákonných povinností, které nadaci plynou ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, jakož i dalších obecně závazných právních předpisů (zejména v oblasti zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení, oblasti daňové, vedení veřejných rejstříků, exekucí a insolvenčního řízení), platného statutu nadace a jejích vnitřních předpisů, k plnění smluvních závazků a ochraně oprávněných zájmů nadace, a to v souladu právními předpisy, zejména Nařízením.
- Zpracovávané osobní údaje
Správce zpracovává osobní údaje, kterými jsou titul, jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa místa pobytu (u cizinců adresu místa, kde se převážně zdržuje a státní občanství, e-mailová adresa, telefonní spojení, číslo bankovního spojení, u právnických osob a fyzických podnikajících osob IČO a DIČ, u autorů, jejichž autorská díla jsou posuzována v souvislosti s vyhlášenými cenami organizovanými, spoluorganizovanými nadací a osob, které se zúčastňují udílení cen a veřejných akcí pořádaných nebo spolupořádaných nadací fotografický a zvukový záznam, videozáznam.
- Účel zpracování osobních údajů
Veškeré osobní údaje budou zpracovávány za zejména účelem
- u kategorie a) je zejména plnění zákonných povinností v souvislosti s pracovním či obdobným poměrem, plnění smluvních povinností (pracovní smlouvy, dohody apod.)
- u kategorie b) plnění zákonných povinností ve vztahu k veřejným rejstříkům, zajištění činnosti volených orgánů nadace,
- u kategorie c) evidence žadatelů, plnění smluvních povinností z uzavřených smluv, ochrana oprávněných zájmů nadace,
- u kategorie d) evidence autorů posuzovaných děl, plnění závazků v souvislosti s cenami vyhlášenými či podporovanými nadací, řádné předání udělených cen,
- u kategorie e) řádné projednání, uzavření a plnění smluv uzavřených s nadací
- Předávání osobních údajů
Osobní údaje správce předává těmto subjektům:
- orgány veřejné správy
- zdravotní pojišťovny
- externí poradci nadace (finanční, daňoví a právní) v rozsahu nezbytně nutném pro plnění smluvních povinností
- dodavatelé databázových či jiných informačních systémů užívaných nadací
- poskytovatelé datových úložišť
- administrátor webu
- Doba zpracování a uchování osobních údajů
Osobní údaje zaměstnanců (bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů nadace jsou zpracovávány po dobu trvání pracovněprávního vztahu k nadaci a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z těchto pracovněprávních/občanskoprávních vztahů vyplývající nebo s nimi související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.
Osobní údaje uchazečů o zaměstnání jsou uchovávány pouze po dobu, po kterou je jejich zpracování nezbytné pro vyhodnocení konkrétního výběrového řízení na obsazení pracovní pozice u nadace.
U ostatních kategorií subjektů údajů po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoli práva z těchto vztahů nebo po uloženou archivační dobu, jinak po dobu 10 let.
- Práva spojená s poskytnutím, evidencí a zpracováním osobních údajů
Ten, kdo poskytl osobní údaje a jehož osobní údaje jsou uchovávány a zpracovávány má v souladu s příslušnými ustanoveními Nařízení
- právo na přístup k osobním údajům, což znamená právo žádat u správce informaci zda a v případě, že ano, v jakém rozsahu, za jakým účelem a jakým způsobem jsou jeho osobní údaje zpracovávány a získat kopii osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, u dalších pak správce může požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů;
- právo na opravu osobních údajů;
- právo na výmaz osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud jsou dány důvody podle čl. 17 Nařízení;
- právo na omezení zpracování osobních údajů v případech dle čl. 18 Nařízení;
- právo na přenositelnost údajů, tedy právo získat poskytnuté osobní údaje v běžně používaném a strojově čitelném formátu, a žádat o jejich předání jinému správci;
- právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, kterou lze podat u správce nebo u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který je dozorovým orgánem, a to na adrese www.uoou.cz;
- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které se však neuplatní v případech, kdy jsou tyto údaje zpracovávány na základě jiného titulu, než uděleného souhlasu
- S ohledem na účel zpracování osobních údajů je jejich poskytnutí subjektem údajů požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění zákonných a smluvních povinností nadace a k zajištění řádné činnosti nadace v souladu s jejím účelem a nadačním programem, a jako takové je povinné. V případě, že nadace bude užívat osobní údaje k jinému účelu, než který je uveden v této informaci, poskytne neprodleně subjektu údajů informaci o tomto jiném účelu a další informace uvedené v této doložce.